北京大学首钢医院

管理制度

实验室记录管理制度

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1 记录的及时性要求:必须在实验过程中随时填写实验记录。禁止随意记录,然后再将数据转移到原始记录中。

2 记录的真实性要求:内容应真实,不得随意撕毁或涂改。当记录填写中出现错误时,不应描改、涂改,不得使用修正液或修正带,而应画“—”杠改(使原字迹可辨认), 在旁边标上正确值,同时说明错误的原因,如笔误、计算错误、容器破损等,并在旁边签名,标明日期。
3 记录的清晰性要求:字迹应清晰,不得用铅笔、圆珠笔、红色笔填写,应使用蓝色(黑色)碳素笔或签字笔填写。

4 记录的完整性要求:记录中不应有空项,如无内容可填时,应用“—”填充,以证明不是填写者疏忽遗漏。不能省略填写或简写。签名时不得只写姓或名;品名应按标准名称写全称;当内容与上项相同时应重复抄写,不得用“〃”或“同上”表示。

5 每个记录本要纳入档案管理,写完后及时放入档案柜,每月分类装订成册,并依照要求进行编号,如2003年5月的实验结果记录本、试剂消耗记录本、分别放于档案柜的不同位置以便查询。标本原始检测申请单最后保存于仓库2年,其它实验记录保存于各自实验操作区内,保存5年。定期对保存的记录进行分析总结,形成总结报告,以便改进工作。

6 在没有实验室职责同意的情况下,不得随意将记录借出。在记录借出时需有实验室职责、经手人、借阅人的签名方可。

7 电脑上记录文件的管理

7.1记录文件必须保存在非系统分区中,如E盘,保存路径要清晰、便捷、易查找。

7.2文件夹目录结构要求层次分明,一整年的实验结果均保存在一个年度文件夹里,如“2003年”文件夹;每个年度文件夹包含12个月文件夹,如“Jan01”、“Feb02”,每天的实验结果就保存在当月文件夹里。

7.3 实验文件保存时以当天日期命名,若某天进行了多次实验,命名时在后面以a、b、c等字母标识,如2003年5月8日做的两次实验,分别保存为20030508a和20030508b。

7.4为了防止储存实验结果的电脑发生系统崩溃、硬件故障等问题导致实验结果丢失、无法查询等情况,每个月的实验结果记录文件都要用移动存储设备(如软盘、USB硬盘等)拷贝到另一部PC机上做备份;一年的数据要用刻录机刻制一张CD光盘备份储存,贴上标签,如“2003年实验结果备份”,放入档案柜妥善存放。